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| 關(guān)于印發(fā)《常州市公安局公文處理辦法》的通知 常公局[2005]257號 |
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常州市公安局
常公局〔2005〕257號
各轄市（區(qū)）局、分局、支隊，市局機關(guān)各處室：
根據(jù)2000年8月國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和市政府公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際，市局制定了《常州市公安局公文處理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真學(xué)習(xí)掌握，本辦法自2006年1月1日起施行。
常州市公安局
二OO五年十二月三十日
打?。捍扪圉?span lang="EN-US"> 校對：李志剛 （共印10份）
常州市公安局公文處理辦法
第一章 總 則
第一條 為提高我市公安機關(guān)公文處理工作效率和公文質(zhì)量，加強公文審核工作，使文件材料處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和市政府公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際，制定本規(guī)定。
第二條 公安公文（包括電報）是公安機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。
第三條 公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、整理歸檔等在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)堅持實事求是、精簡有效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密，大力精簡公文數(shù)量，積極推進辦公自動化，提高公文處理的質(zhì)量和效率。
第五條 市局辦公室是我市公安機關(guān)行政公文處理工作的職能部門，并負責(zé)指導(dǎo)基層公安機關(guān)公文處理工作。市局政治部是我市公安機關(guān)黨委公文處理工作的職能部門。
第六條 全市公安機關(guān)應(yīng)高度重視公文處理工作，切實加強對本單位、本部門公文處理工作的組織和檢查。各級公安機關(guān)辦公室、秘書室（以下統(tǒng)稱秘書部門）具體負責(zé)本單位、本部門公文處理工作，并認真貫徹落實本辦法。秘書人員應(yīng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹，遵守紀(jì)律，恪盡職守。
第二章 公文種類
第七條 我市公安機關(guān)黨委公文種類主要有10類：
(一)決定
適用于對重要事項做出決策和安排。
(二)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(三)通知
適用于發(fā)布規(guī)章，任免干部，傳達上級機關(guān)的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，發(fā)布要求下級機關(guān)辦理或者有關(guān)單位、部門共同執(zhí)行、周知的事項。
(四)通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。
(五)報告
適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
(六)請示
適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(七)批復(fù)
適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。
(八)規(guī)定
適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
(九)函
適用于機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。
(十)會議紀(jì)要
適用于記載、傳達黨委會等會議主要精神和議定事項。
第八條 我市公安機關(guān)行政公文種類主要有11類：
（一）命令（令）
適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，獎懲有關(guān)單位及人員。
(二)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
(三)通告
適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
(四)通知
適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位、部門周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
(五)通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者重要情況。
(六)報告
適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
(七)請示
適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(八)批復(fù)
適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
(九)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十)函
適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
（十一）會議紀(jì)要
適用于記載、傳達局長辦公會、局務(wù)會等會議主要精神和議定事項。
常州市公安局內(nèi)部傳真電報、常州市公安局密碼電報適用于急需發(fā)出的各種文書。使用電報發(fā)出的公文，一般不再印成文件下發(fā)。
《常公辦通報》作為輔助性公文，適用于印發(fā)市局領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上的講話。
第三章 公文格式
第九條 公文一般由保密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、報送或者增發(fā)機關(guān)、印制版記等部分組成。
（一）涉密公文應(yīng)在公文眉首部分右上角標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”等密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號。
（二）緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別在公文眉首部分右上角標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主辦機關(guān)排列在前。
(四)發(fā)文字號應(yīng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。下列7種行政公文發(fā)文字號由市局辦公室統(tǒng)一編排：常公發(fā)、常公復(fù)、常公函、常公告、常公局、常公辦、常公辦通報。下列2種黨委公文發(fā)文字號由市局政治部統(tǒng)一編排：公委發(fā)、常公委。
(五)上行文應(yīng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。
(六)標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。
(七)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀(jì)要”外，應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。臨時機構(gòu)需發(fā)文件并加蓋公章的，要在印章處注明代印機關(guān)。
(十)成文日期以市局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)加括號標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)報送或者增發(fā)機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān),應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。報送或者增發(fā)應(yīng)按上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)、本級機關(guān)和下級機關(guān)的順序排列。
(十四)印制版記由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。
(十五)文字從左至右橫寫、橫排。
第十條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十一條 行文應(yīng)確有需要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文則短。
第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。
遇有緊急重大情況確需越級行文的，必須同時報告市局領(lǐng)導(dǎo)并告知市局辦公室。
第十三條 各支隊、市局機關(guān)各處室可以相互行文和向下級條線業(yè)務(wù)部門行文。除市局辦公室外，原則上不得對外正式行文和向各轄市（區(qū)）局、分局行文。
第十四條 各支隊、市局機關(guān)各處室向上級業(yè)務(wù)主管部門或下級條線業(yè)務(wù)部門，各轄市（區(qū)）局、分局向當(dāng)?shù)攸h委、政府的重要行文，應(yīng)同時報送市局，經(jīng)局辦公室視情轉(zhuǎn)呈市局領(lǐng)導(dǎo)。
第十五條 各轄市（區(qū)）局、分局、支隊，市局機關(guān)各處室召開會議需市局領(lǐng)導(dǎo)到會講話的，應(yīng)先征詢市局領(lǐng)導(dǎo)同意后由會議召集單位組織草擬講話稿，送市局辦公室審核后轉(zhuǎn)呈市局領(lǐng)導(dǎo)審定。
第五章 發(fā)文辦理
第十六條 發(fā)文辦理指以市公安局名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審稿、核稿、會簽、簽發(fā)、登記、校對、繕印、用印、分發(fā)等程序。
第十七條 草擬公文應(yīng)做到：
（一）符合黨的路線、方針、政策及國家法律、法規(guī)。
（二）全面地反映客觀實際情況，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。
（三）情況確實，觀點明確，重點突出，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點符號正確，篇幅力求簡短。
（四）公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。
（五）擬制緊急文件，應(yīng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
（六）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。文內(nèi)使用非規(guī)范性簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文、國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文簡稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日。
（七）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
（八）應(yīng)使用國家法定計量單位。
（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
（十）擬制公文時，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位、部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦單位、部門的主要負責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致的，主辦單位、部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)裁定。
第十八條 各轄市（區(qū)）局、分局、支隊，市局機關(guān)各處室需呈報市局領(lǐng)導(dǎo)閱知或簽發(fā)的文件材料，應(yīng)先填寫傳閱單或者擬文單，交單位、部門負責(zé)人審稿簽字后，將文稿連同電子文件一并送市局辦公室文書室，由文書室確定密級和公文格式，送市局辦公室分管主任審稿，后送市局辦公室主任簽注，最后呈送市局領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)。對涉及法律、政策性較強的問題，應(yīng)先送市局法制處審核把關(guān)；涉及公安隊伍建設(shè)政策性較強的問題，應(yīng)先送市局政治部審核把關(guān)；涉及公安經(jīng)費、裝備政策性較強的內(nèi)容，應(yīng)先送市局后勤管理處審核把關(guān)。文稿改動較大的，由承辦單位、部門清稿，然后送市局辦公室核稿。
市局辦公室經(jīng)核稿認為無須轉(zhuǎn)呈市局領(lǐng)導(dǎo)審閱或簽發(fā)的，在說明理由后，退回承辦單位、部門或由市局辦公室直接予以處理。
公文審核的重點是：
（一）是否需要行文。
（二）是否符合行文規(guī)則，涉及其他職能部門或市局其他單位職責(zé)的事項是否已協(xié)商，并有明確意見。
（三）是否與現(xiàn)行法律、法規(guī)、規(guī)章和政策相符，提出新的政策規(guī)定是否得當(dāng)。
（四）公文內(nèi)容、文字表述、公文種類使用、發(fā)文形式是否符合本辦法的規(guī)定。
（五）公文的簽批和報送是否符合規(guī)定的程序。
市局辦公室對公文應(yīng)及時核稿，對急件在1個工作日內(nèi)、特急件在半個工作日內(nèi)、一般件在3個工作日內(nèi)提出核稿意見；長篇或多篇公文一起核稿的，不超過5個工作日。
第十九條 以市公安局名義制發(fā)的上行文或涉及面廣的文件材料，由市局主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā)。以市公安局名義制發(fā)的下行文或平行文，由市局主要負責(zé)人或受其委托的其他負責(zé)人簽發(fā)；涉及其他負責(zé)人分管工作的，應(yīng)經(jīng)有關(guān)負責(zé)人審閱同意后簽發(fā)。簽發(fā)人要簽署姓名和日期。
第二十條 經(jīng)市局領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件材料，由承辦單位、部門負責(zé)校對。如對文稿內(nèi)容有疑問認為有改動必要的，應(yīng)由核稿人報經(jīng)簽發(fā)人同意。除簽發(fā)人同意外，任何單位和個人不得擅自改動。
第二十一條 以市公安局名義制發(fā)的文件材料由市局辦公室文印室負責(zé)印制。需由市局辦公室文印室印制的所有文件材料，必經(jīng)市局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任、副主任審批同意，并注明印制數(shù)量。
第二十二條 需加蓋市公安局或市局領(lǐng)導(dǎo)個人印章的文件材料，由市局辦公室秘書室專門人員根據(jù)用印規(guī)定加蓋。
第六章 收文辦理
第二十三條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第二十四條 各單位、各部門應(yīng)建立收文登記制度，指定專人統(tǒng)一簽收、拆封、分類、登記、編號，對收到需要辦理的公文應(yīng)進行審核，制作辦文單。審核的重點是：是否由本單位、本部門辦理；是否符合行文規(guī)則；文件使用、公文格式是否規(guī)范等。對涉密公文要逐頁查點，如有差錯應(yīng)立即查詢。對急件要注明簽收的具體時間。
各單位、各部門負責(zé)人參加會議或從其他渠道收到的文件材料，應(yīng)交秘書部門或負責(zé)公文處理人員登記后辦理。
收到上報的公文如不符合有關(guān)規(guī)定的，經(jīng)單位、部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，可退回發(fā)文機關(guān)并說明理由。
第二十五條 市局機關(guān)公文分辦工作由市局辦公室負責(zé)。辦公室文書室收到公文后，先送辦公室主任審閱，然后按主任提出的擬辦意見送市局領(lǐng)導(dǎo)簽閱或分送主辦單位、部門辦理。
第二十六條 承辦單位、部門收到交辦的公文后，應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)的要求及時辦理，不得延誤、推諉。除有明確時限要求或特殊情況外，一般公文應(yīng)在7個工作日內(nèi)辦理完畢；對屬于需要報上級機關(guān)審批的事項，應(yīng)及時提出本單位、本部門的初步意見，在7個工作日內(nèi)予以回復(fù)；對屬于主辦單位、部門會同相關(guān)部門辦理的事項，主辦單位、部門要抓緊會商，并在10個工作日內(nèi)予以回復(fù)；對需要調(diào)查論證的事項，應(yīng)先在7個工作日內(nèi)予以答復(fù)，說明情況，同時認真組織調(diào)查論證，但上報結(jié)果不能超過25個工作日。凡需超過辦理時限，主辦單位、部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對不屬于本單位、本部門職權(quán)范圍或者不宜由本單位、本部門辦理的，應(yīng)及時向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報或者退回交辦的秘書部門，并說明理由。
第二十七條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。其他審批人圈閱（需注明日期），應(yīng)視為同意。沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
第二十八條 送領(lǐng)導(dǎo)批示或者遞交有關(guān)單位、部門辦理的公文，秘書部門要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
第七章 網(wǎng)上公文處理
第二十九條 網(wǎng)上公文處理應(yīng)遵照如下規(guī)定：
（一）市局下發(fā)的各類文件材料通過OA系統(tǒng)發(fā)至各單位、各部門的文件管理員，由文件管理員負責(zé)辦理。各單位、各部門應(yīng)指定一名固定的文件管理員，分別于每天上午10時和下午5時兩次按時進入系統(tǒng)收文，收文后及時轉(zhuǎn)發(fā)本單位、本部門領(lǐng)導(dǎo)，不得誤時。需要下載文件材料，需經(jīng)本單位、本部門領(lǐng)導(dǎo)同意。下載的文件材料列入文書管理。
（二）各單位、各部門需以市公安局名義制發(fā)的文件，應(yīng)先由本單位、本部門擬稿、審稿，然后發(fā)送市局辦公室文書室，由文書室送辦公室分管主任、主任核稿簽注后，再呈送市局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后由文書室統(tǒng)一下發(fā)。不得直接將文件傳送市局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
（三）各單位、各部門上報市局公文材料一律發(fā)送市局辦公室文書室，由文書室轉(zhuǎn)呈。不得直接發(fā)送市局領(lǐng)導(dǎo)。
（四）各單位、各部門之間文件材料的傳送和業(yè)務(wù)條線內(nèi)部文件材料的上報、下發(fā)，均由秘書部門辦理。
（五）市局所發(fā)的文件，各轄市（區(qū)）局、分局原則上不需歸檔。對直接針對某單位的文件，市局將發(fā)書面文件提供歸檔。
（六）涉密文件材料仍按原渠道辦文，一律不得上網(wǎng)運行。
第八章 公文歸檔、銷毀
第三十條 公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理、著錄、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理、著錄、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
歸檔單位、部門每年需歸檔的文件，應(yīng)按照市局檔案處的要求辦理移交。
第三十一條 各單位、各部門負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)整理、著錄、歸檔。
第三十二條 整理、著錄、歸檔是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，應(yīng)做到：
（一）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
（二）正確反映本單位、本部門的主要工作情況，要保證檔案的真實、齊全、完整，便于保管和利用。
（三）歸檔范圍應(yīng)按市局有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行，并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
第三十三條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀涉密公文，應(yīng)進行登記，由專人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
第九章 公文保密
第三十四條 公文處理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密規(guī)定，遵守公安機關(guān)保密紀(jì)律，確保國家秘密和警務(wù)工作秘密的安全。凡泄密或出賣國家秘密和警務(wù)工作秘密公文的，依照相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定進行處理。
第三十五條 公安涉密公文的密級按其內(nèi)容及如泄密可能對黨和國家利益造成危害的程度劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。不公開發(fā)表又未標(biāo)注密級的公文，按內(nèi)部文件管理。
第三十六條 發(fā)文機關(guān)在擬制文件時，應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和工作需要，嚴(yán)格劃分密與非密的界限；對于需要保密的公文，必須準(zhǔn)確標(biāo)注其密級。公文密級的變更和解除由發(fā)文機關(guān)或上級公安機關(guān)決定。
第十章 附 則
第三十七條 刑事司法、行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文按照外事管理部門的有關(guān)規(guī)定處理。
第三十八條 公文處理中涉及的電子文件按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十九條 本辦法由市局辦公室負責(zé)解釋。 第四十條 本辦法自2006年1月1日起施行。本局其他有關(guān)行政機關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。
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