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各轄市、區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村局：
為切實做好農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革的檔案管理工作，確保改革檔案資料的完整與安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規(guī)規(guī)定和市委市政府《關于深化農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革的實施意見》（常發(fā)〔2018〕7號）文件精神，現(xiàn)就做好農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革檔案管理工作通知如下：
一、重要意義
農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革檔案是指產(chǎn)權制度改革中直接形成的，應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的原始記錄。它是農(nóng)村產(chǎn)權制度改革工作的客觀反映和重要歷史見證，是維護農(nóng)民群眾合法權益的原始憑證。各地要本著對改革負責、對歷史負責、對農(nóng)民負責的態(tài)度，充分認識農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革檔案工作的重要意義，切實抓好改革檔案工作，增強工作責任，規(guī)范管理，保障改革檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
二、基本原則
農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革檔案管理是一項具體、細致的工作，必須堅持以下原則：一是堅持統(tǒng)一管理的原則。嚴格按照有關法律法規(guī)和政策規(guī)定，根據(jù)農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革的工作需要，明確檔案管理要求，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一領導。二是堅持分級負責的原則。按照檔案工作的要求，認真抓好轄市（區(qū)）、鎮(zhèn)（街道）、村（社區(qū)）的改革檔案管理，做好改革檔案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作。三是堅持集中保管的原則。必須由檔案形成機關、單位集中保管，科學管理，實現(xiàn)檔案資源信息共享，滿足實際工作需要。四是堅持同步進行的原則。檔案管理是農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革工作的重要內(nèi)容。改革檔案管理要與改革工作同步進行、協(xié)調(diào)開展，做到改革工作進展到哪里，改革檔案工作就延伸到哪里。確保改革全過程檔案資料的完整、準確與系統(tǒng)，使之及時、完整、準確地反映改革狀況。五是堅持規(guī)范運作的原則。各地應以有利于檔案安全保管和有效利用為原則，提出改革檔案管理的具體要求，并嚴格按要求規(guī)范操作。
三、管理要求
各地要健全各項管理制度，規(guī)范和加強改革檔案管理，確保檔案工作質(zhì)量。一要確保檔案的形成質(zhì)量。歸檔文件應為原件，因特殊原因留存復制件的，必須由經(jīng)辦人核準，并注明原件的存放處。凡需歸檔的文件材料要確保真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備，使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保護的要求。照片和圖片要有文字說明。非紙質(zhì)材料要配以相應的目錄和說明，并確保載體的有效性，重要的電子文件要使用不可擦寫光盤，并制成紙質(zhì)檔案保存。二要做好檔案的收集整理。重視農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革中形成的檔案材料的收集鑒定工作，以村級（社區(qū)）為重點，將改革實施方案、清產(chǎn)核資報表、成員清冊、股權量化和具體設置方案、社員（代表）大會的決議、股份經(jīng)濟合作社章程、相關調(diào)查資料和報告、群眾來信來訪接待記錄和處理意見、有關意見、請示、報告、批復等材料收集齊全，歸檔管理。各級應指定專人負責改革檔案的整理工作，并按照永久、定期兩種，明確保管期限。三要做好檔案的保管和移交。明確改革檔案保管的責任單位，根據(jù)工作需要配備檔案庫房或檔案專柜及相應的設施設備，采取各種防范措施，切實做好防火、防盜、防潮、防光、防污染、防鼠、防蟲等工作，確保檔案安全。村級改革檔案應指定專人進行保管，對不具備檔案安全保管條件的可由鎮(zhèn)（街道）代為保管。轄市（區(qū)）級改革檔案要按照國家有關法律、法規(guī)規(guī)定，在保管一定期限后按時向同級檔案館移交，不具備檔案安全保管條件的單位可提前移交。四要做好檔案的利用服務。轄市（區(qū)）級改革檔案除確需保密的之外，應當按照有關規(guī)定，為社會提供利用服務。在提供檔案利用服務時，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。檔案移交單位利用有關檔案資料時，各地應積極協(xié)調(diào)檔案館做好服務工作，為查閱檔案提供便利條件。
四、組織領導
各地要高度重視農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革的檔案管理工作，加強協(xié)調(diào)，落實人員，明確責任，密切配合，建立齊抓共管、分級負責、層層落實的改革檔案管理機制。改革結束后，各地農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門要會同檔案行政管理部門對改革檔案及時進行檢查驗收，驗收結果作為改革工作考核的重要內(nèi)容。嚴肅檔案工作紀律，發(fā)現(xiàn)拒不歸檔、擅自銷毀、涂改、隱匿檔案的單位和個人，依據(jù)相關法律法規(guī)進行處理。情節(jié)嚴重的，追究法律責任。
附件：常州市農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革文件材料歸檔范圍及保管期限表
常州市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局
2019年3月5日
（此件公開發(fā)布）
附件
常州市農(nóng)村集體產(chǎn)權制度改革文件材料歸檔范圍及保管期限表
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序號
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歸檔范圍
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保管期限
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村級
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鎮(zhèn)級
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轄市
（區(qū)）級
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1
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社員代表會議表決通過股改、成立小組、基準日設定的決議
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永久
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2
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股改請示
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永久
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3
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鎮(zhèn)（街道）同意股改批復
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永久
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4
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告村民（社員）的公開信
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10年
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5
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股改工作安排
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30年
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6
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開展股改公告
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30年
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7
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相關座談會等會議記錄
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30年
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8
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清產(chǎn)核資情況及審計資料
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永久
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9
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人口調(diào)查摸底入戶調(diào)查表
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永久
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10
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人口調(diào)查情況匯總表、群眾簽字
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永久
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11
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股改實施方案
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永久
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12
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核準實施方案請示及同意實施批復
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永久
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13
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股改實施方案公告
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30年
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14
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股權享受對象申報公告
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30年
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15
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質(zhì)詢會中各類群眾的利益訴求及處理情況等相關資料
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30年
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16
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社員或股東清冊公示
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30年
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17
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社員或股東清冊
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永久
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18
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經(jīng)濟合作社或股份經(jīng)濟合作社章程，附股東（代表）簽名
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永久
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19
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核準章程的請示及同意的批復
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永久
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20
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本屆社員代表或股東代表名單
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30年
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21
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經(jīng)濟合作社或股份經(jīng)濟合作社選舉辦法
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永久
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22
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本屆董事會、監(jiān)事會成員推薦請示及鎮(zhèn)（街道）批復
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30年
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23
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若本屆董事會、監(jiān)事會為新選舉，需存檔選舉日工作程序，代表到會人數(shù)，候選人得票數(shù)及選票
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30年
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24
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董事長、監(jiān)事長及其成員的名單和職責分工
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30年
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25
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社員證或股權證領取登記確認表
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永久
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26
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經(jīng)濟合作社或股份經(jīng)濟合作社籌建工作報告
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10年
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27
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本屆社員代表或股東代表大會議程等大會其他材料
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10年
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28
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股改工作中形成的其他重要資料
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永久
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