|
各轄市（區(qū)）財政局、檔案局，市各部委辦局、公司、直屬單位：
根據(jù)財政部、國家檔案局新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部令第79號）和省財政廳、省檔案局《關(guān)于貫徹實施會計檔案管理辦法的通知》（蘇財會〔2016〕33號）精神，現(xiàn)將進一步貫徹實施《會計檔案管理辦法》相關(guān)工作通知如下：
一、高度重視，加強新辦法的宣傳培訓
貫徹實施《會計檔案管理辦法》，有利于推動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟的發(fā)展，促進形成綠色、低碳的發(fā)展方式，推進國家治理能力現(xiàn)代化。各地區(qū)、各單位要充分認識貫徹實施《會計檔案管理辦法》的重要意義，把規(guī)范會計檔案的管理、保護和利用會計檔案作為當前和今后一個時期的一項重要工作抓實抓好，利用各種渠道進行廣泛宣傳培訓，將《會計檔案管理辦法》納入會計人員繼續(xù)教育的內(nèi)容，引導各單位的相關(guān)負責人和會計、檔案工作人員準確理解和把握《會計檔案管理辦法》的內(nèi)容和要求。
二、抓住重點，完善會計檔案規(guī)章制度
新《會計檔案管理辦法》，進一步完善了會計檔案的定義和范圍，增加并明確了電子會計檔案的管理要求，完善了會計檔案的銷毀程序，調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。各單位要根據(jù)《會計檔案管理辦法》的調(diào)整變化，及時修訂完善本單位會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，加強電子會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
（一）會計檔案保管期限的調(diào)整
新《會計檔案管理辦法》將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。
（二）將電子會計檔案納入范圍
為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《會計檔案管理辦法》提出了如下要求：屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案。一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
（三）會計檔案鑒定銷毀程序的修訂
新《會計檔案管理辦法》增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀”、“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構(gòu)牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行”。新《會計檔案管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，明確規(guī)定：會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務，國家機關(guān)銷毀會計檔案不再由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷，同時進一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求。即“單位檔案管理機構(gòu)負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章” 。
三、會計檔案管理的新舊銜接工作
（一）關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定
1．新《會計檔案管理辦法》與原《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行?？紤]到總預算會計檔案的重要性，請各級財政部門繼續(xù)按照1992年月12月省財政廳、省檔案局印發(fā)的《關(guān)于改變總預算會計帳冊、憑證保管期限的通知》的要求，即：財政總預算會計撥款憑證及其他會計憑證、總帳、明細分類、分戶或登記簿的保管期限為“永久”執(zhí)行。
2．已到原《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應按照新《會計檔案管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。
3．已到原《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應按照新《會計檔案管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。
4．未到原《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。
（二）關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接規(guī)定
1．單位如在新《會計檔案管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新《會計檔案管理辦法》第八條、第九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會計資料一律按照原《會計檔案管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。
2．各單位根據(jù)新《會計檔案管理辦法》僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。
四、加強指導，確保管理辦法有效實施
各級財政部門、檔案管理部門要加強對本地區(qū)會計檔案管理工作的指導，將《會計檔案管理辦法》實施情況納入監(jiān)督檢查的范圍，督促各單位認真貫徹實施《會計檔案管理辦法》，引導各單位充分利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案，提升會計檔案管理的規(guī)范化、信息化水平，確?！稌嫏n案管理辦法》實施到位。
各單位在具體實施中，還要遵守“另行組卷”和“騎縫章”的處理規(guī)定。憑證附件保管期限高于會計憑證的，為了便于日后查閱，原件可以不附在記賬憑證之后，另行組卷，入其他類，然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上注明原件所在的類和卷號，以便日后核對。另行組卷的會計專業(yè)材料有：土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；工資名冊；債權(quán)債務；交通肇事、工傷事故的處理單據(jù)；涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計資料；各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)、契約；有必要延長保管期限的其他會計資料。會計憑證裝訂后要將裝訂線用會計檔案的梯形標簽封包，并將裝訂者印章蓋于騎縫處（即騎縫章），在脊背處注明年、月、日和冊數(shù)的編號。
常州市財政局 常州市檔案局
2017年9月6日
掃一掃在手機打開當前頁  |
